En el año 2020, la pandemia de coronavirus provocó un cambio enorme en la gestión de los eventos: todo lo presencial se convirtió en virtual. Con el paso de los meses, a medida que las condiciones fueron más favorables, se cambió a un modelo intermedio: organizar eventos híbridos, que aún a finales del año 2023 se siguen celebrando, aunque la presencialidad ha vuelto del todo.
La realidad es que en los últimos años, ha llegado otro mundo laboral y profesional: difusión del teletrabajo o el trabajo híbrido (varios días presenciales en oficina, varios días en casa), fundación de empresas y negocios 100% online, formación online (e-learning), eventos online e híbridos…
En este contexto, en el sector MICE, los organizadores de eventos se han dado cuenta que realizando eventos híbridos se consiguen grandes objetivos, ganando incluso más dinero que si el eventos sólo fuera presencial. No obstante y a pesar de todos los eventos, webinars y workshops online que existen, la realidad dice que lo normal es que las empresas combinen la organización de eventos presenciales con eventos online y, cada vez más, un mix de ambas opciones: los eventos híbridos.
Todo ello es posible gracias a los avances de la digitalización y a las mejores que se han incluido en las herramientas de videoconferencias, que facilitan organizar eventos online y también híbridos. Un buen ejemplo es el IAB Inspirational, que organiza IAB Spain en Madrid en formato presencial, pero se puede seguir online por parte de la audiencia que no puede acudir a la capital.
7 tips para planificar y organizar eventos híbridos
Partiendo de la base de que la vuelta a la normalidad, sin restricciones sanitarias más allá de la precaución recomendada por las autoridades cuando hay picos de contagios de varios virus simultáneos (gripe, gripe A, Covid…), hace que los eventos presenciales sean la norma, ¿qué tips hay que seguir para planificar y organizar eventos híbridos?
En este artículo vamos a compartir siete que todo organizador de eventos híbridos debe tener en cuenta.
1. Planificación del evento híbrido
Como todo evento o proyecto, la planificación es clave, y en la organización de un evento híbrido aún más. Para ello se necesita un cambio de mentalidad con respecto a los métodos clásicos y la misma organización y más detalle que se necesitan en la organización de eventos presenciales.
La estructura de los eventos, cómo se van a gestionar las salas en paralelo en la sesión online (cuando hay múltiples sesiones al mismo tiempo), qué herramienta de videoconferencia se va a utilizar para la emisión online (o si es a través de YouTube), cómo se va a conseguir que la audiencia online siga perfectamente el evento y no se vaya o despiste, son parte o actividades a incluir en la planificación del evento híbrido.
Este primer punto, no debemos pasarlo por alto, también comienza por algo imprescindible (igual que finaliza con ello): establecer una estrategia de RRPP y comunicación que incluye el envío de notas de prensa a los medios de comunicación especializados para que informen de su celebración y ampliar el alcance.
2. Tener un buen equipo de soporte
En segundo término, no puede haber evento online o evento híbrido sin tecnología, sin herramientas de videoconferencias y sin un equipo de soporte técnico que esté pendiente de todo lo que acontece mientras discurre el evento híbrido.
De esta manera, el equipo de soporte técnico ha de estar pendiente de si existen dificultes técnicas para resolverlas inmediatamente y que, así, la audiencia online siga el evento como los asistentes presenciales. Y mejor aún, prevenirlas y que no haya problema alguno, para que la audiencia que sigue online el evento tenga una buena experiencia.
3. Elegir la plataforma de retransmisión correcta
Para que haya el menor número de incidencias posibles, la elección de la plataforma de retransmisión o la herramienta de videoconferencia adecuada es sumamente importante en la organización de eventos híbridos.
En el mercado a día de hoy existe una amplia variedad de soluciones con diferentes precios, opciones de retransmisión, número máximo de asistentes.. Para que no existan contratiempos y evitar problemas, elija siempre una solución que sea conocido y muy utilizada por la audiencia. ¿Sólo hay que pensar en este punto por la audiencia? Por supuesto que no: la audiencia online es fundamental, pero es que también hay muchas posibilidades de que haya ponentes que participen en remoto.
Además, no nos olvidemos que no sólo hablamos de herramientas de videoconferencia (Teams o Zoom), sino que también hay emisiones directas en canales de YouTube y en Twitch. ¿Dónde está la audiencia del evento? La respuesta será, de igual modo, la respuesta a la pregunta: ¿qué plataforma debo utilizar para emitir online el evento híbrido que estoy organizando? Y, asimismo, hay que saber gestionar el espacio donde se celebra el evento para la correcta ubicación de las cámaras.
Para ampliar información sobre este punto, recomendamos la lectura de este artículo en el que explicamos cómo hacer un buen canal de Twitch.
4. Pensar en los asistentes virtuales tanto como en los presenciales
El éxito o fracaso de un evento híbrido no lo suelen decidir los asistentes presenciales, sino los asistentes virtuales. Por este motivo, se les ha de prestar especial atención, dándoles paso al evento antes o de manera simultánea que a los asistentes presenciales en función del tipo de evento que sea, no hacer muy largas sesiones o intervenciones para mantenerles motivados, abrir un chat online y promover su participación, etc..
En un entorno de comunicación como son los eventos híbridos, no hay que olvidar nunca que parte de la audiencia a la que estamos comunicando está en sus lugares de trabajo, en sus oficinas o en sus casas (y con cambios horarios si el evento tiene audiencia en otros países y continentes, como es el caso de EMMS Doppler).
Por lo tanto, jamás hay que olvidarse de quién atento a la pantalla del ordenador, tablet o smartphone como parte de la audiencia online. La manera de hacerlo varía: desde menciones a la audiencia que sigue el evento vía streaming por parte de los presentadores, moderadores o ponentes, así como con la vigilancia constante de que la emisión online no tiene errores, como hemos explicado antes al hablar del soporte técnico.
5. Compartir responsabilidad y centro de atención entre asistentes presenciales y virtuales
Tanto los moderadores de los eventos que se encuentran físicamente en el lugar donde se celebra, como los facilitadores o moderadores que se encuentran en la sala online de la videoconferencia por donde se retransmite en el evento de manera online, deben de hacer partícipes a la audiencia que se encuentra online mediante el derecho de uso de la palabra, leyendo sus aportaciones o con preguntas previamente pedidas por mail para su inclusión de manera presencial.
Este punto, es obvio, está directamente relacionado con el cuarto de los tips o consejos para organizar eventos híbridos.
6. Crear salas independientes para permitir el networking
Hacer networking es una de las motivaciones, si no la principal, que tienen las personas que acuden a todo tipo de eventos: estar presentes en el espacio y tiempo de networking que se dedica tras la finalización de la conferencia, la formación o una entrega de premios.
Los asistentes virtuales tienen que sentir la motivación de acudir el evento híbrido por el «afterwork» y los organizadores deben permitírselo. ¿Cómo? Muy fácil, facilitando salas de trabajo en las herramientas de conferencia que usan para la retransmisión de potenciar el networking digital. Esto, dependiendo de los intereses de la organización, se puede hacer de manera gratuita o de pago.
Es decir, que es posible exigir un pago previo por la asistencia a los afterworks y sesiones de networking a quienes desean estar presentes, tanto de manera física como virtual. Si el evento es bueno, si la organización tiene buena reputación (agencia, marca, empresa…) y los ponentes son referentes, seguro que el público estará dispuesto a pagar.
7. La comunicación más allá del día del evento
Finalmente, aunque suene de perogrullo y siguiendo el consejo número 6, el evento híbrido no finaliza cuando se termina éste o cuando se deja de retransmitir al acabar las sesiones del día. Al igual que ocurre en un evento presencial, al evento híbrido hay que darle continuidad en el tiempo mediante notas o comunicados prensa, conseguir que se publiquen entrevistas a speakers, newsletter sobre el evento, resumen en la web, compartición mediante CTA o mediante pago del enlace de la grabación del evento, etc..
De esta manera, los profesionales del sector MICE y de la organización de eventos deben tener un pensamiento y una planificación 360 cuando se trata de organizar eventos híbridos. Una prueba de ello es pensar en estos siete tips, consejos o pasos.
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