La empresa se modernizó de forma sobresaliente con la llegada del ERP. Gracias a este tipo de programas informáticos la creación de facturas, la ejecución de los pedidos, la realización de las compras, la gestión del almacén, los trabajos de contabilidad, entre otras actividades se lograban centralizar. Sin embargo, la actualidad empuja a los encargados a mantenerse actualizados en este sentido. Es normal y deseable, que el objetivo de crecimiento se cumpla, en cuyo caso el sistema debe saber adaptarse.
El modelo de los desarrollos a medida, aplicaciones paralelas e incluso las pragmáticas hojas de Excel fueron de gran ayuda cuando la compañía aumentaba su capacidad más rápido que el propio sistema y el software corporativo no estaba a la altura.
Aunque el modelo sigue en uso para un buen número de empresas, las modificaciones exigen actualizaciones que vuelvan el trabajo más óptimo y seguro. Añadir una nueva sociedad, conectar una herramienta comercial o acceder a determinados datos desde otra ubicación puede convertirse en un pequeño proyecto. La tecnología que nació para ordenar la empresa corre así el riesgo de acabar poniendo límites a su evolución.
Por eso, cuando una organización estudia una implementación de SAP Cloud ERP, se está plantea otra forma de gestionar el negocio, con los datos y los procesos conectados y con mayor capacidad para incorporar cambios sin tener que rehacer buena parte de la infraestructura cada vez que surge una necesidad.
Cuando alrededor del ERP empiezan a aparecer parches
Cuando los empleados comienzan a buscar caminos alternativos para trabajar se debe entender que el sistema de gestión necesita evolucionar. Un departamento crea sus propias hojas de cálculo, otro utiliza una aplicación independiente y un tercero necesita exportar información del ERP para poder analizarla. El resultado suele ser una empresa con mucha información, aunque repartida entre demasiados lugares. Ventas dispone de unas cifras, finanzas trabaja con sus informes y operaciones maneja sus propios registros. Cuando dirección quiere saber qué está ocurriendo, alguien tiene que recopilar, comparar y comprobar todos esos datos.
Se entiende entonces el interés que despiertan las soluciones SAP Cloud ERP. La nube es una parte de la ecuación, pero quizá ni siquiera sea la más importante para quien dirige una empresa. Lo verdaderamente útil es conseguir que compras, ventas, finanzas, logística o producción trabajen sobre una información coherente y disponible cuando hace falta.
El ERP clásico ha sido extraordinariamente útil para registrar lo ocurrido. Cuánto se vendió el mes pasado, qué facturas quedan pendientes, cuánto producto hay en el almacén o qué pedidos se han realizado. Ese trabajo continúa siendo imprescindible. La diferencia es que hoy las empresas quieren conocer su situación mientras las cosas están sucediendo.
Pensemos en algo cotidiano. Un proveedor modifica precios, se retrasa una entrega o las ventas de un producto crecen de repente. Ese cambio puede terminar afectando al almacén, las compras, la tesorería o la planificación comercial. Si cada departamento maneja información diferente, la reacción llegará después. Si todos parten de los mismos datos, resulta mucho más sencillo detectar qué está ocurriendo y actuar.
Este es uno de los motivos por los que el ERP ha pasado de considerarse una herramienta principalmente administrativa a ocupar un espacio mucho más cercano a la dirección del negocio. Los datos que antes servían para elaborar un informe a final de mes ahora pueden intervenir en decisiones que se toman esa misma mañana.
Cambiar de ERP también obliga a mirar cómo trabaja la empresa
Una implementación SAP Cloud ERP tiene una parte tecnológica evidente, pero buena parte del trabajo importante sucede antes de configurar el sistema. Las empresas veteranas suelen haber acumulado modificaciones, excepciones y desarrollos propios. Algunos responden a necesidades reales. Otros nacieron para solucionar un problema puntual y continuaron utilizándose mucho después. Migrar todo tal cual puede convertir el nuevo ERP en una réplica más moderna de los viejos problemas.
De ahí que estos proyectos requieran revisar qué información merece conservarse, cómo se conectarán las distintas áreas, qué integraciones hacen falta y quién utilizará cada función. También entra en juego las personas, puesto que cambiar el ERP significa cambiar rutinas muy asentadas.
Un mercado que ya mira hacia la inteligencia artificial
La evolución del mercado del ERP cloud SAP tampoco puede separarse de lo que está ocurriendo con la automatización, la analítica de datos y la inteligencia artificial. Estas tecnologías están entrando en procesos empresariales que hasta hace poco dependían de revisiones manuales o de consultas realizadas expresamente por un usuario.
De este modo, se detectan desviaciones, automatizan determinadas tareas repetitivas o se localiza información relevante entre grandes cantidades de datos que reducen parte del trabajo mecánico que rodea a la gestión empresarial. El cambio afecta incluso a algo tan básico como la experiencia de uso, los profesionales utilizan a diario aplicaciones sencillas y esperan encontrar una experiencia parecida en las herramientas corporativas.
Un ERP que no obligue a adivinar el futuro
Elegir una plataforma empresarial pensando en cómo será la compañía dentro de diez años resulta complicado. Puede abrir nuevos mercados, incorporar otras líneas de negocio, comprar una empresa, cambiar su modelo comercial o enfrentarse a necesidades que hoy no se toman en consideración
Precisamente ahí está una de las claves del paso hacia el cloud. La empresa necesita una base tecnológica que pueda crecer y modificarse sin convertir cada cambio en una batalla contra sus propios sistemas. Esa flexibilidad tiene cada vez más peso a la hora de plantear la evolución de un ERP.
Al final, el debate entre ERP tradicional y ERP cloud habla de cercano al funcionamiento cotidiano de cualquier compañía: cuánto cuesta obtener un dato, cuánto se tarda en adaptar un proceso y qué ocurre cuando el negocio cambia. Un buen ERP debería ayudar a responder a esas situaciones, no convertirse en otra dificultad que resolver. Y esa es, probablemente, la mejor forma de entender qué significa hoy preparar la gestión para el futuro.
