Una gestión de facturas más eficiente, incluyendo la facturación electrónica, mejora el flujo de caja (cash flow) de las empresas y la inversión en marketing. Te explicamos cómo conseguirlo gracias a la factura electrónica.
Desafíos comunes en la gestión de facturas
El procesamiento manual de facturas genera problemas porque hay la posibilidad de retrasarse. Hoy en día, existen numerosas herramientas automatizadas que permiten facturar 100 % por medios electrónicos.
La facturación electrónica, obligatoria a partir de 2027, permite evitar problemas como errores y discrepancias que retrasan los pagos. Un sistema electrónico, además de aportar accesibilidad, se registra en tiempo real a través de Veri*Factu. El resultado es que la posibilidad de malos entendidos se reduce, lo que todavía sucede en facturas manuales, con sus márgenes de interpretación.
La falta de visibilidad en múltiples canales de ventas es otro de los problemas de la facturación. Lo ideal y necesario es hacer la factura electrónica para que sea válida para cualquier cliente o administración, en distintos ámbitos. Esta opacidad suele ser complicada y genera problemas de compatibilidades.
Por lo tanto, enfrentarse a estos desafíos es fundamental para evitar problemas y sanciones en el futuro. Es necesario actuar de forma planificada para, así, anticiparse a los posibles problemas que se puedan ocasionar.
Beneficios de una gestión de facturas más inteligente
Los beneficios de una gestión de facturas más inteligente son diversos. Estos son los más importantes:
- Los ciclos de pago más rápidos mejoran el flujo de caja: ahorrarás tiempo para cobrar, de manera que mejorarás tu flujo de caja. Esto es clave para evitar tensiones de tesorería innecesarias en tu operativa cotidiana. ¿Cuántas veces ha habido problemas de cobro en una factura por no enviarse cuando se debía o por cuestiones defectuosas? Precisamente, la rapidez ayudará a trabajar mejor y a tener el dinero en tiempo y forma.
- Menos errores y menor esfuerzo de conciliación: los errores se reducen con las facturas electrónicas e inteligentes. Así, si se utiliza un ERP, será mucho más sencilla la conciliación contable y bancaria. Además, hay que señalar que el uso de una solución modular y escalable permite que se realicen registros en tiempo real de lo que sucede.
- Información financiera más clara para presupuestar el gasto en marketing: la información financiera, con la facturación electrónica, es más clara y esto sirve para realizar una planificación de marketing adecuada. El Big Data es fundamental, pero, para que sea efectivo, la calidad de los datos tiene que ser óptima.
En definitiva, la adopción de facturas electrónicas reduce los errores de procedimiento, acelera los pagos y brinda a los equipos financieros visibilidad en tiempo real de las cuentas por cobrar pendientes.
Garantizar el cumplimiento de la normativa sobre facturación electrónica
Saber qué es la factura electrónica es esencial, tanto por funcionamiento como por su compatibilidad administrativa. Tras la última prórroga, la facturación electrónica será obligatoria para empresas y autónomos durante el año 2027 (1 de enero para los primeros, 1 de julio para los segundos).
Existen una serie de requisitos generales y reglamentarios para que las facturas electrónicas en España sean válidas. Veamos:
- Código QR: el código QR es una de las condiciones necesarias para las facturas electrónicas. De esta manera, es posible extraer la información necesaria en cada momento. En toda factura electrónica, se tendrá que añadir esta información.
- Formato: el formato de la factura no puede ser PDF ni Excel. Concretamente, es necesario un formato válido y aceptado, como el XML. Y, en cualquier caso, todas las empresas que usen facturas electrónicas tienen que ser en un formato que la Agencia Tributaria haya validado.
- Numeración: cada factura tiene que ser única e irrepetible y estar debidamente numerada. Esto, que parece obvio, no lo es, porque introduce uno de los elementos imprescindibles para diferenciar las facturas.
- Datos personales: los datos personales incluirán todo lo que se incluye en una factura analógica. Nombres, apellidos, DNI o NIF, concepto, cantidades y retenciones aplicables.
- Inalterabilidad: la inalterabilidad es una de las condiciones de la factura electrónica, porque se va a monitorizar toda la trazabilidad del proceso.
- Envío en tiempo real: el envío de la factura se realiza en tiempo real a la Agencia Tributaria o a los organismos tributarios forales equivalentes en el País Vasco y Navarra.
Las facturas electrónicas cumplen los estándares de auditoría y declaración de impuestos. No en vano, como el registro es automático, es más fácil realizar el trabajo. Como la Agencia Tributaria registra automáticamente los pasos, es mucho más sencillo evitar sanciones mediante controles de cumplimiento automatizados.
Impacto en el marketing y el crecimiento empresarial
Hay varias razones para mejorar el impacto en el marketing y el crecimiento empresarial. Estos son algunos ejemplos de mejora:
- El efectivo liberado se puede reinvertir en campañas: el uso de los recursos se puede optimizar. Y, aquí, el efectivo que se libera se puede reinvertir en campañas de marketing. Por ejemplo, estos recursos pueden servir para realizar nuevos estudios, cambiar logotipos, hacer campañas de publicidad o, por qué no, ahorrar dinero para realizar ofertas.
- Una mejor previsión respalda la planificación estratégica de marketing: la mejora de la previsión es otro de los aspectos que respaldan la planificación estratégica de marketing. Las facturas, si se gestionan correctamente, ofrecen información de gran utilidad. Pensemos que la planificación estratégica de marketing se realiza, muchas veces, de un año a otro, y la información es fundamental.
- Más tiempo para que los equipos se concentren en actividades de crecimiento: todo el tiempo que se ahorra en burocracia innecesaria se puede concentrar en la generación de valor. Obviamente, esto incluye las actividades de marketing. Tendrás disponible mano de obra y la podrás centrar en aquello que realmente es importante.
Facturar correctamente, evitando trámites innecesarios y errores, es, también, una manera de generar valor. Por eso, es una opción altamente interesante a la hora de generar impacto en el marketing y el crecimiento empresarial.
Pasos para implementar una gestión de facturas más inteligente
Los pasos para implementar una gestión de facturas más inteligente y tecnológicamente compatible con las exigencias actuales son estos:
- Auditar los flujos de trabajo de facturación actuales: en primer lugar, hay que comprobar cuáles son los actuales flujos de trabajo de facturación. Es imprescindible para ver si se factura correctamente, en tiempo y forma o si hay tendencia a acumulación de procesos en algún momento. Por lo tanto, se convierte en una forma de ver cuál es el punto de partida sobre el que trabajar; con esto, será muy fácil iniciar.
- Elige soluciones digitales o automatizadas: como hemos dicho, la facturación electrónica no va a ser una opción, sino una obligación generalizada a partir de 2027 por la Ley Crea y Crece. Pero, además, es importante que los procesos de facturación se puedan automatizar desde el ERP y que cualquier persona autorizada en la empresa lo pueda hacer desde cualquier dispositivo. Dependiendo de las características concretas de la empresa, se pueden elegir soluciones integrales o modulares, para mejorar la escalabilidad.
- Capacita al personal y garantice la adopción en todos los equipos: la capacitación del personal es necesaria para que la implementación de sistemas de facturación más eficientes funcione. Por ejemplo, en algunos casos es necesaria una formación adicional en un ERP o en cómo realizar facturas electrónicas. Sea como fuere, el proceso de aprendizaje debe tener un timing bien determinado para evitar cuellos de botella.
Si estos pasos se realizan de forma metódica y con un timing bien estructurado, las posibilidades de éxito aumentan sustancialmente. Por eso, no está de más que tengamos en cuenta que la transición exigirá un trabajo.
Conclusión
Una gestión de facturas más eficiente es sinónimo de éxito, mejora el flujo de caja y la inversión en marketing, además de evitar futuros problemas legales. Por eso, no está de más contar con una buena solución que facilite el trabajo. En Sage encontrarás varias opciones adaptadas a las necesidades de tu compañía. Te animamos a que hagas el cambio para que tu empresa se actualice y logre una mejor trazabilidad de procesos de facturación.
