La firma electrónica forma parte de las operaciones diarias de particulares, empresas y administraciones. Sin embargo, para que podamos usarla con seguridad y con la misma validez en todos los países integrantes de la Unión Europea, se desarrolló el reglamento eIDAS, que creó un marco legal común. Hoy veremos qué es esta normativa y cómo afecta a la firma digital.
¿Qué es la firma electrónica y cuál es su relación con el reglamento eIDAS?
La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos asociados a una persona, que sirven para identificar al firmante y para dar su consentimiento sobre el contenido de un mensaje o documento. Cuando dicha firma se genera con una solución que cumple la normativa eIDAS, como Signaturit Group, tiene validez jurídica y se garantiza que su autenticidad y la trazabilidad de la transacción.
El concepto de firma electrónica es jurídico y es equivalente a la manuscrita. No obstante, hay que diferenciarla de la firma digital online, ya que esta última es una modalidad de la electrónica, como también lo son la firma biométrica, el lápiz electrónico o una tarjeta de coordenadas.
Pero sea cual sea la modalidad de firma online que se utilice, todas están afectadas por el reglamento eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services). Según este, no se puede rechazar una firma electrónica como prueba por el mero hecho de estar en formato electrónico. Siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos.
Si bien se implementó en la UE en 2014, en 2024 entró en vigor eIDAS2. Esta última versión incluía la herramienta EUDI Wallet, mejoraba la supervisión y el cumplimiento y se centraba en la experiencia del usuario.
¿Cómo afecta eIDAS al uso de la firma electrónica?
El reglamento eIDAS establece las condiciones con las que las soluciones de firma electrónica deben cumplir en toda la Unión Europea. Es un marco jurídico común que posibilita que una empresa firme un contrato con un cliente de otro Estado miembro bajo la misma normativa.
Estas condiciones sirven para identificar a las partes firmantes, conservar una evidencia de la operación realizada y para proteger la integridad de los documentos durante todo el proceso. Es decir, que si se hubieran modificado, los cambios quedarían guardados. De este modo, se reduce el riesgo de fraude y, en caso de conflicto, se puede verificar la autenticidad de la firma.
La normativa diferencia también entre varios tipos de firma electrónica. Cada uno de ellos tiene su propio nivel de seguridad jurídica y unos requisitos técnicos diferentes, por tanto, sus aplicaciones también varían.
Tipos de firmas electrónicas según el reglamento eIDAS
Dentro de lo que son las firmas electrónicas, el reglamento diferencia entre tres niveles según su grado de seguridad.
- Firma electrónica simple. Es la modalidad más básica y la que tiene menos garantías, ya que solo acredita la aceptación y la identificación del firmante. Por eso, se usa en operaciones de poco riesgo. Se necesita un dispositivo electrónico y conexión a Internet.
- Firma electrónica avanzada. El nivel de seguridad aumenta porque está vinculada de forma única al firmante y con el documento electrónico. Además de registrar la firma, detecta cualquier cambio posterior.
- Firma electrónica cualificada. Es el nivel más alto de seguridad porque va ligada a un certificado cualificado obtenido antes de la firma y en un dispositivo cualificado de creación de esta última. La normativa eIDAS le reconoce un efecto jurídico equivalente al de la firma manuscrita.
Beneficios de utilizar una firma electrónica conforme al reglamento eIDAS
La firma electrónica gratis y con un respaldo jurídico ha hecho que deje de ser una herramienta exclusiva para las grandes empresas. Si bien es cierto que el reglamento eIDAS añade seguridad y tranquilidad en cualquier transacción dentro de la Unión Europea, sus aplicaciones también se han extendido a nivel nacional.
Puesto que hay diferentes tipos de firmas y los requisitos de base son comunes, agiliza cualquier trámite y añade tranquilidad a las transacciones. Por eso, hoy en día se usan también en la firma de contratos, la aceptación de presupuestos o incorporación de personal, entre muchos otros usos. En todos, los beneficios son los mismos.
Mayor seguridad jurídica
Si se trabaja con soluciones adaptadas al reglamento eIDAS, hay una evidencia de la identidad del firmante, la fecha de la firma y la integridad del documento. Es decir, que en el caso de que hubiera un conflicto o una reclamación, la validez del documento electrónico se puede demostrar.
Agilidad en los procesos
Poder firmar un documento a distancia, incluso desde países diferentes, reduce los tiempos de trabajo y se agiliza cualquier trámite o proyecto, porque desaparece la necesidad de desplazarse. En la actualidad, ya es habitual que las plataformas cuenten con una app de firma digital que posibilite que los documentos se puedan firmar en remoto desde un ordenador, una tableta o un teléfono móvil.
Cumplimiento de la normativa
Una solución que cumpla con eIDAS garantiza que los documentos y la transacción electrónica serán legales y estarán reconocidos en todos los países de la Unión Europea. El objetivo es evitar las diferencias entre las legislaciones nacionales y que haya un marco común cuando se trabaja con clientes, proveedores o administraciones de distintos Estados miembros. Para una empresa, aumenta la confianza en el proceso porque se reduce el riesgo legal, dado que cada operación tiene una evidencia.
La firma electrónica tiene la misma equivalencia que la manuscrita, pero gracias al reglamento eIDAS, la primera ofrece mayor seguridad y trazabilidad. Y cuando se trata de transacciones entre países, agiliza el proceso sin que haya riesgos. No obstante, para garantizar esta confianza y validez jurídica, es necesario elegir soluciones que cumplan con dicha normativa.
