El software de gestión de compras suele confundirse, a veces, con un ERP, cuando no necesariamente tiene que formar parte. Muchas empresas, por sus características, tienen que trabajar con una solución específica para el sistema de compras y existen herramientas de software que dan esa respuesta.
¿Y por qué apostar por un software de gestión de compras? Realmente, hay numerosos motivos que marcan la diferencia, para bien. Estas son 5 razones de peso para que des el paso. Toma nota, que esto te va a interesar…
1.- Trazabilidad completa de todo el proceso
En primer lugar, un software de compras permite realizar una trazabilidad completa de todo el proceso. Es decir, sabrás cuándo y cómo se ha aprobado la compra, a quién, por qué cantidad y si esta se ha recibido en tiempo y forma. Todas aquellas personas que tengan acceso autorizado podrán rastrear esa información. Qué duda cabe que esto, en organizaciones de una cierta complejidad, es sumamente importante.
2.- Optimización de procesos
El segundo motivo para incorporar este software está en la optimización de procesos, ya que en la base de datos debes tener un inventario con todos los proveedores, conociendo cuáles son sus ventas y los plazos de entrega. La información es poder, de manera que esto puede ayudar para evitar roturas de stock o excesos de mercancía.
El trabajo de optimización de procesos es fundamental porque proporciona una ventaja comparativa. De ahí que el retorno de la inversión inicial es importante, siempre y cuando la herramienta se implemente correctamente.
3.- Control del gasto
Por otra parte, la información de los proveedores es decisiva a la hora de negociar mejores precios. No en vano, comprobar las tarifas de los competidores y los volúmenes de compra ayudan a negociar mejor las tarifas.
Pero, además, el control del gasto también se realiza comprobando los historiales de compras. En algunos sectores, el precio de las materias primas o productos acabados tiene una temporalidad acusada.
4.- Relaciones con proveedores
La información disponible en el software permite monitorear las relaciones con los proveedores en un sentido amplio. No solo en cuanto a las negociaciones de precio o plazos, sino, también, en lo referente a los grados de cumplimiento. Sin ir más lejos, con este software se pueden conocer los periodos medios de entrega de las mercancías. Y estos datos son de alta utilidad para gestionar y decidir correctamente las relaciones con proveedores.
Al final, el objetivo es establecer unas relaciones lo más fructíferas y acertadas posible.
5.- Integración y escalabilidad
Finalmente, hay que señalar que dos de los beneficios que aporta el software de gestión de compras son la integración y la escalabilidad. Por un lado, porque debes elegir un software que se pueda integrar perfectamente con un ERP en conjunto, lo que facilita su usabilidad. Y, además, has de buscar una solución escalable, de manera que está lista para afrontar picos de trabajo o necesidades puntuales si estas aumentan.
En resumen…
El software de gestión de compras aporta un cambio cualitativo para aquellas empresas que lo utilicen.
