Ha desarrollado sus objetivos e identificado los elementos clave de su plan estratégico. ¿Pero puede comunicarlo adecuadamente a través de su organización? Desarrollar una buena estrategia no es suficiente para poder tener éxito, sino que debe comunicar eficazmente su plan estratégico a toda su organización.
La clave para desarrollar esta comprensión en todos los niveles de una organización es la comunicación eficaz de la planificación estratégica. Al aplicar el Cuadro de mando integral o cualquier tipo de plan estratégico, el alcance de la estrategia de comunicación interna de una organización puede hacer o deshacer los esfuerzos. Así lo ponen de relieve todas las consultoras como ClearPoint Strategy.
Cómo comunicar eficazmente su plan estratégico a su organización
Dado que la comunicación es un factor tan importante para el éxito estratégico, algunas organizaciones pueden considerar útil elaborar un plan de comunicación. Un plan de comunicación sólido garantiza que la información se difunda eficazmente a todos los niveles.
En su libro Balanced Scorecard: Step-By-Step for Government and Nonprofit Agencies, Paul Niven esboza los objetivos comunes y los elementos clave para desarrollar una estrategia de comunicación interna. A continuación, le ofrecemos un plan de cuatro pasos que le ayudará a comunicar mejor su estrategia.
Objetivos comunes para su plan estratégico
– Dar a conocer el Cuadro de mando integral, o plan estratégico, a todos los niveles de la organización
– Proporcionar educación sobre los conceptos clave del Cuadro de Mando Integral a todos los públicos
– Generar la participación y el compromiso de los principales interesados en el proyecto
– Fomentar la participación en el proceso
– Generar entusiasmo por el Cuadro de Mando Integral y el plan estratégico
– Asegurar que los resultados del equipo se difundan rápida y eficazmente
Elementos clave para su plan estratégico y comunicar eficazmente su plan estratégico
Cuando se formula un plan de comunicación, Niven recomienda el enfoque «W5» para determinar los elementos clave de su plan: quién, por qué, qué, cuándo y dónde.
Quién se refiere tanto al público objetivo como al comunicador. Según el alcance de su aplicación, deberá definir los grupos apropiados que participarán en el proceso. Estos grupos constituyen su público objetivo. Una vez especificado el público destinatario, se debe asignar a cada grupo un comunicador con la tarea de difundir eficazmente el mensaje.
El por qué y el qué de esta ecuación puede entenderse como el propósito o el mensaje. El propósito del plan de comunicación es transmitir el objetivo original de la aplicación del plan. Esto podría adoptar la forma de un objetivo común enumerado anteriormente, como «generar la participación y el compromiso de los principales interesados en el proyecto». ¿Qué estamos haciendo y por qué? Estamos aplicando el plan de comunicación para generar la participación y el compromiso de los principales interesados.
Las necesidades del público objetivo determinarán la frecuencia de la comunicación
¿Cuándo debería comunicar el mensaje? Las necesidades de su público objetivo determinarán la frecuencia necesaria de la comunicación. Si no está seguro de la cantidad de comunicación necesaria, siempre es mejor equivocarse en el lado de lo excesivo. En su artículo «Liderando el cambio», John Kotter dice, «sin una comunicación creíble, y mucha de ella, los corazones y las mentes de los empleados nunca son captados».
¿Dónde y cómo se supone que se comunican? La comunicación efectiva a menudo requiere una gran cantidad de esfuerzo y, la mayoría de las veces, el mensaje debe repetirse varias veces. Para que los empleados entiendan completamente la estrategia y las formas en que contribuyen al éxito, el Dr. Robert Kaplan sugiere comunicar los planes «siete veces de siete maneras». Esto puede significar hacer uso de folletos, discursos, boletines de noticias, vídeos, sitio web o intranet de la empresa, talleres, etc. Se podría utilizar cualquier canal que tenga la capacidad de llegar al público objetivo; incluso podría adoptar la forma de publicaciones internas en el blog de su organización.
La comunicación es una vía de doble sentido, así que no olvide pedir la opinión de los demás y proporcionarla también. Recuerde, comuníquese de manera efectiva y comuníquese con frecuencia.
4 Lecciones para comunicar eficazmente su plan estratégico
En el informe del cuadro de mando integral de mayo y junio de 2007 se incluye un artículo escrito por la escritora de negocios Lauren Keller Johnson titulado «Sentido común en la comunicación estratégica»: Cuatro lecciones de Canon USA».
En su artículo, Johnson discute cuatro lecciones que pueden aprenderse de la forma en que Canon USA comunicó su plan estratégico a través de la compañía – una estrategia que les ganó un lugar en el Salón de la Fama del Cuadro de Mando Integral. Estas lecciones son altamente aplicables a cualquier organización, por lo que las hemos resumido a continuación para que pueda ponerlas en práctica de inmediato.
Lección 1: «No confíe sólo en la comunicación escrita»
Presentar el plan estratégico de muchas maneras diferentes
Todos sus empleados absorben la información de manera diferente. Así, por ejemplo, si sólo utilizas carteles para transmitir tu estrategia de comunicación y tienes algunos empleados que no son aprendices visuales, esos empleados no se verán afectados. O, si sólo envía un correo electrónico explicando la estrategia de forma larga e interminable, los empleados que habitualmente ignoran los correos electrónicos largos no se verán afectados. Caso en cuestión: asegúrese de presentar su plan estratégico de muchas maneras diferentes. Debe utilizar una mezcla de comunicación estratégica en video, audio, visual y escrita para los empleados, de manera que todos puedan conocer el plan de la manera que más les convenga.
Sea creativo con la forma en que presenta su plan
Por ejemplo, Canon USA creó «Estrategia en Acción»: El libro de estrategia de Canon América». Este libro de jugadas presentaba una versión codificada por colores del mapa de estrategia corporativa y fue diseñado por un artista gráfico que había trabajado para el USA Today. Considere hacer algo similar en su organización para dar un giro único a su estrategia de comunicación.
Lección 2: «Haga que su mensaje sea claro y relevante»
Define tus términos estratégicos
Por ejemplo, si «cliente» es uno de los términos clave de su estrategia, considere definirlo directamente. En otras palabras, no asuma que sus empleados saben exactamente quiénes son sus clientes y por qué los está apuntando.
Utilice un lenguaje claro y sencillo
El uso de acrónimos específicos de la industria puede parecer «más inteligente» o «más fácil», pero en realidad es justo lo contrario. Por ejemplo, el mapa estratégico de Canon USA no habla de «maximizar el ROA». En su lugar, alienta a los empleados a «encontrar formas de reducir el costo de hacer negocios», «trabajar juntos» y «hacer de Canon el número uno en todos los negocios». Además, trata de eliminar cualquier frase inútil y cargada de jerga como «aprovechar el talento» u «optimizar la estrategia».
Lección 3: «Mantén la comunicación fluyendo en ambas direcciones»
Desarrollar lugares para la comunicación de abajo hacia arriba
¿Sus empleados saben que usted quiere que ellos le proporcionen retroalimentación? Si no tienes ningún lugar definido para esta comunicación de planificación estratégica ascendente, probablemente no lo tengan. O, por lo menos, no saben cómo hacer para proporcionarle esa retroalimentación. Considere la mejor vía para la retroalimentación constructiva basada en su estructura organizativa y póngala en práctica lo antes posible.
Lección 4: «Aprovechar la visión de la fuerza de trabajo»
Estén abiertos a las sugerencias de la fuerza de trabajo
Una cosa es tener un plan estratégico y otra muy distinta es averiguar cómo ese plan está afectando a tus empleados. Si el equipo de liderazgo es capaz de ponerse en el lugar de los empleados de menor nivel y ver la estrategia en funcionamiento desde su perspectiva, el liderazgo estará más dispuesto a considerar soluciones nuevas y actualizadas a los problemas.
Sea flexible
Después de establecer su plan estratégico, debe estar dispuesto a hacer ajustes cuando sea necesario. Asegúrese de estar en sintonía con lo que funciona y lo que no funciona correctamente, y dese cuenta de que puede necesitar dar un paso atrás y alterar su plan estratégico en base a la retroalimentación que está recibiendo.
