PortAventura Business & Events y la Events Managers Association Spain (EMA), la asociación que representa al sector de los responsables de eventos corporativos en España, han encargado un estudio que ha llevado a cabo EMI, Event Manager Institute, sobre la nueva percepción de riesgos en la época post-pandemia. El objetivo del trabajo «es dar a conocer los principales aprendizajes del sector y las grandes preocupaciones de las marcas a la hora de elegir venue, así como los retos de futuro que tendrán que afrontar para satisfacer las nuevas necesidades del mercado».
Como informa la división de eventos de PortAventura World y la EMA en una nota de prensa con motivo de la celebración del Iberian MICE Forum 2022, los event managers opinan que «las grandes lecciones aprendidas durante esta última etapa tienen que ver con el proceso de descentralización, reconstrucción y maduración del sector, que precisará nuevas medidas y formatos para ayudar a recuperar la confianza y la seguridad en el sector y a reimpulsar el negocio».
Una de las grandes claves reveladas por el informe, añade el comunicado emitido hoy 30 de marzo de 2022, ha sido el cambio en la percepción de la seguridad. En esta línea, el estudio plantea varios requisitos que «facilitarán la recuperación de esta variable de cara al futuro como». Por ejemplo, se refiere al cumplimiento de la normativa por parte del venue y su difusión pública, así como la implementación de nuevos protocolos oficiales «que se ajusten a la legalidad sin ser demasiado invasivos para la ejecución eficaz del evento».
Predominarán los formatos presenciales «algo más reducidos»
Por otro lado, el estudio también recoge que «predominarán los formatos presenciales y quizás algo más reducidos, en espacios reconocidos, impulsados por la reputación y confianza de la marca organizadora, lo que les ayudará a revalidar su capacidad para sortear las dificultades en la vuelta de los eventos presenciales». Para más información sobre eventos presenciales en la era Covid-19, le recomendamos leer después esta noticia sobre Safety Cloud, la herramienta de Salesforce para organizar eventos presenciales seguros.
Para la directora de PortAventura Business & Events/Convention Centre, Laura Valdeolivas, “hay que tener en consideración que los formatos presenciales facilitan actividades dinámicas y multitudinarias principalmente experienciales, mientras que la fórmula virtual es especialmente recomendable para el desarrollo de sesiones formativas o de seguimiento. Si bien este cambio en el modelo, acelerado por la transformación digital del sector y de los propios profesionales, ha avanzado hacia formatos más cortos y reducidos, lo que nos trasladan nuestros clientes es el interés en volver a la presencialidad donde poder aplicar fórmulas que dejen huella en el participante”.
De cara al futuro, el comunicado añade que Valdeolivas afirma que “la seguridad jugará un rol determinante a la hora de recuperar la confianza en nuestra industria. Para contribuir a la transformación y actualización del sector, necesitamos volver a celebrar eventos que pongan de relieve el éxito de las medidas y protocolos sanitarios que lo han posibilitado y que visibilicen el enorme potencial de la tecnología para llevarlo adelante”.
Factores «críticos» a la hora de elegir venue y organizar eventos presenciales
La investigación también ha puesto de manifiesto «ciertas preocupaciones determinantes en el momento de elegir venue». A este respecto, la nota de prensa señala que desde el punto de vista racional, «interviene la flexibilidad del espacio (66,3%) o los requisitos establecidos por normativa (50%), hasta la capacidad tecnológica del espacio (41,3%), la facilidad de acceso y conexión con el venue (24%) y las medidas Covid-free (15,2%)».
Por otro lado, aunque «predomina una actitud positiva, motivadora y constructiva, los expertos aseguran que influyen variables emocionales como la lucha entre la apatía y la motivación (78,3%), el espíritu de superación (54,3%), el cansancio emocional (8,7%), la incertidumbre (7,6%) o el pesimismo (6,6%)».
De cara a la organización de un evento presencial (en este artículo hablamos del perfil de organizador de eventos), el estudio ha concluido varios «factores críticos directamente vinculados con la planificación previa del evento, las vías de acceso, las características del espacio y los servicios que ofrece». En este sentido, entra en juego» la flexibilidad del espacio, el equipamiento tecnológico, las guías de seguridad, la señalética y división de las zonas, así como el control de los requisitos de asistencia (certificación de vacunación y/o recuperación o requerimiento de prueba diagnóstica negativa) y las condiciones de cancelación y contratación».
Finalmente, la nota de prensa de este estudio de PortAventura Business & Events y la Events Managers Association Spain (EMA) afirma que «las empresas van a demandar aún más si cabe sales amplias, ventiladas y con posibilidad de acceder a espacios exteriores». Y también «la disponibilidad de zonas anexas para facilitar actividades de networking o teambulding». «Por último, también reclaman servicios de restauración al aire libre, uso de habitaciones individuales, hoteles burbuja y otras actividades de ocio y entretenimiento que cumplan la normativa vigente», concluye.
