La organización de eventos es una profesión maravillosa en la cual nos encontramos todo tipo de retos y desafíos. Con la llegada del 2020, y habiendo entrado ya en el 2021, a estos nuevos retos se une el poder garantizar el cumplimiento de todos los protocolos de seguridad e higiene. Y para ayudarnos en esta tarea os propongo una nueva herramienta llamada Indoor Covid Safety.
Se trata de un simulador de espacios, online y gratuito, en el cual vas introduciendo diferentes parámetros relacionados con el aforo, la disposición de la sala, el tipo de ventilación… Como resultado, te indica el número óptimo de asistentes y el tiempo máximo de permanencia en el espacio para sentirse libre de contagio.
¿En qué se basan los parámetros de Indoor Covid Safety?
Esta aplicación está desarrollada por Kasim Khan, en colaboración con Martin Z. Bazant y John W. M. Bush. Utilizan un modelo teórico para calcular tiempos de exposición seguros y niveles de ocupación para espacios interiores. Al ajustar especificaciones de la sala, tales como las tasas de ventilación y filtración, el uso de mascarillas, las actividades respiratorias y la tolerancia al riesgo, se puede ver cómo mitigar la transmisión de COVID-19 en diferentes espacios interiores.
Maravilloso, ¿verdad? Sin duda, una gran ayuda para poder cotizar eventos y dar más garantías a tu cliente, basándote en cálculos totalmente fiables. En un entorno lleno de recomendaciones y normativas provenientes de innumerables fuentes, nos damos cuenta de que se convierte en una locura el poder elaborar presupuestos y organizar eventos. Sobre todo, porque hay detalles que no se suelen tener en cuenta como, por ejemplo, si la gente va a estar hablando o escuchando, si van a usar mascarillas y se miran unos a otros o el tipo de ventilación que utilizas
¿Cómo se utiliza Indoor Covid Safety?
Entrando en la herramienta, tendrás que ir rellenando todas las especificaciones que te pide, basándote en cómo deseas organizar tu evento. Esto es muy sencillo. Basta con ir moviéndote entre las pestañas y completar los datos que te piden. Al principio, sobre todo hasta que averigües algunos factores técnicos, puede resultarte algo tedioso. Pero luego, es algo que se realiza de manera muy rápida.
En función de los datos introducidos, Indoor Covid Safety te dice cuánta gente puedes tener en la sala y durante cuánto tiempo. Todo ello asumiendo que haya un posible asistente positivo en covid dentro del espacio y no quieres que contagie a los demás.
Vamos a verlo con un ejemplo
Supongamos que vamos a organizar un evento en un espacio de 150m2, y un techo de 2 metros de altura aproximadamente. Pongamos también que, por ejemplo, que este espacio (aquí hablamos de cómo elegir la mejor ubicación para un evento) no tiene ventilación, ni sistema de filtrado/recirculación del aire. Además, los asistentes (grupo de adultos entre 15 y 64 años) estarán hablando entre ellos durante todo el evento, con mascarilla de algodón.
Pues bien, con todo esto, la herramienta nos indicaría que un grupo de 25 personas podrían estar dentro de la sala durante sólo 59 minutos. una locura, ¿verdad? Resultaría casi imposible organizar un evento en estas condiciones. Pero no desesperes, porque esto es sólo un simulador. Si vas jugando con las variables, verás que, haciendo unas cuantas modificaciones, podrás ir optimizando el aforo y las condiciones del espacio para saber cómo hacerlo más seguro. Por ejemplo:
- Si reduces el aforo a 10 personas, el tiempo se incrementa hasta las 2 horas.
- Si sustituyes la mascarilla de algodón por una quirúrgica, y mantenemos los 2 metros de distancia entre los asistentes, las 25 personas ya podrían estar hasta 8 horas.
Y así sucesivamente, si vamos añadiendo medidas de seguridad, veremos cómo nuestras posibilidades mejoran considerablemente. La única desventaja que plantea esta herramienta es la variable tiempo. Es decir, no contemplan como riesgo de contagio la acumulación de partículas en el aire. Pero si bien es cierto, aunque sabemos que es un factor importante de riesgo, aún no hay normativa específica que determine cuantitativamente esta variable.
Independientemente de que tendrá que ir actualizándose y mejorando en un futuro, Indoor Covid Safety no deja de ser un potente aliado que se convertirá en uno de tus imprescindibles para realizar eventos seguros.
Graduada en Turismo, con un Master en Dirección de Empresas Turísticas (EOI). MBA y Máster en Digitsl Marketing (ThePowerMBA) y Posgrado en Inbound Marketing (Inesdi).
Ejecutiva comercial y coordinadora de eventos para la marca Eventier, gestionando la comercialización de espacios de Hotelatelier (Petit Palace & Icon Hotels).
Experta en incentivar las ventas y comunicación on y off line, especializada en el sector turístico, restauración, ocio y lifestyle. Mi trabajo es asesorar a mis clientes para que creen momentos inolvidables, yendo más allá de la experiencia. También me gusta compartir conocimiento impartiendo diversas charlas, formación y participando en eventos del sector del networking y la industria MICE.
