Como ya sabemos, la comunicación es un proceso inherente al ser humano, considerando que es un ser social por naturaleza. Se puede afirmar que la forma de comunicación más comúnmente utilizada es la verbal, hablada, sin embargo, en ella pueden intervenir una serie de factores que van más allá de la oralidad y del propio mensaje. Conocer y saber manejar todos esos elementos a la hora de comunicarnos, resulta esencial para poder mejorar nuestras relaciones sociales, sobre todo cuando nos desenvolvemos en un ambiente laboral en que la base del desempeño está en la comunicación con otros. Vamos entonces a analizar algunos tips para una comunicación efectiva.
Los 9 Tips para lograr una comunicación efectiva
¿Les ha pasado alguna vez que quieren comunicar algo en el trabajo y no saben exactamente cómo hacerlo? Es cierto que en muchas ocasiones no logramos continuar ascendiendo en un ambiente laboral debido a la falta de habilidades, tanto para comunicarnos, como por la necesidad de mejores relaciones sociales en dicho empleo, por lo que es necesario poder contar con unos tips para una comunicación efectiva que nos ayuden y suporten en todo proceso.
Según una investigación del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de España, la comunicación eficaz por definición es el proceso de formar con precisión un mensaje, enviarlo y que sea totalmente entendible y entendido por los destinatarios. Se requiere por lo tanto que las acciones verbales (palabras habladas) y no verbales (lenguaje corporal, los gestos y las acciones) estén en perfecto acuerdo entre sí.
Podemos entonces resumir lo anteriormente especificado en un listado de 9 tips para una comunicación efectiva:
1. Mirar siempre a la persona que está hablando.
2. Intentar hacer preguntas. Hay que mostrar interés para captarlo.
3. Intentar no interrumpir. Hay que reconocer el momento adecuado para intervenir.
4. No cambiar el tema de imprevisto.
5. Mostrar empatía por la persona que habla.
6. No controlar la conversación. Permitir la retroalimentación y diversidad de opiniones es fundamental.
7. Responder de manera verbal y no verbal.
8. Juzgar sólo el contenido y no a los interlocutores.
9. Comunicar las emociones y opiniones.
Es cierto que para obtener mejores resultados de los tips para una comunicación efectiva, siempre hay que tener en mente las siguientes preguntas: ¿Qué quiero decir y qué mensaje quiero transmitir?; ¿a quién se lo quiero transmitir y cuál es exactamente el mejor momento para hacerlo?, y ¿de qué manera voy a lograr que mi mensaje sea claro y comprendido? Ahora bien, ¿qué pasa con las estrategias de comunicación en una empresa?
Plan de acción para mejorar la comunicación en una empresa
Es cierto que tener un buen manejo de la información y comprensión de los mensajes puede resultar un reto difícil de cumplir, Sin embargo, es posible mejorar la comunicación empresarial siguiendo algunos pasos que son complemento de los tips para una comunicación efectiva.
1.- Hay que desarrollar una estrategia de comunicación
Antes que otra cuestión, los directivos de las empresas deben pensar, saber y definir cómo se comunicará la organización con los empleados con el propósito de lograr una comunicación fluida. Teniendo en cuenta los tips para una comunicación efectiva anteriormente mencionados, esto nos sirve en el futuro para individuar quién requiere saber qué información, cuándo necesitan saberlo y de qué forma se les notificará.
2.- Hay que informar oportunamente y en todo momento
La gestión de la comunicación dentro de la empresa debe estar a cargo de una persona o un equipo de trabajo. Esta persona e/o equipo deberá siempre de tener a mente los tips para una comunicación efectiva antes de decidir a través de cual elemento se unificará la información para que llegue de forma unitaria a todos un único menaje. Un buen ejemplo es utilizar una intranet, actualizarla todos los días y que las actualizaciones lleguen a los empleados en el mismo momento nada más comenzar su día laboral a su correo electrónico.
3.- Explicar el por qué de la información
Es noto que muchas veces los líderes de las organizaciones llegan con una gran idea, la planifican, la implementan y pueden incluso comunicarla, pero quizás no piensen en explicar por qué una iniciativa en particular tiene sentido. Es importante tener en cuenta que la información debe de estar presentada de manera que todos los involucrados en un proyecto se beneficien de ella y que entiendan el beneficio que le aporta.
4.- Hay que adecuar siempre los mensajes al público en cuestión
Si bien hemos interiorizado los tips para una comunicación efectiva, falta por entender que no todos recibimos e interpretamos la información de la misma manera. Por esta razón, se debe considerar quién será el destinatario del mensaje antes de enviarlo. Mientras que para algunos trabajadores es necesaria información detallada y técnica sobre las iniciativas empresariales, para otros será suficiente un breve resumen de ésta. Entender a las personas con las que nos comunicamos y saber cómo pueden interpretar la información ayudará a asegurar que el mensaje sea recibido de manera correcta.
5.- Hay que crear un proceso de retroalimentación
Estos ejemplos de estrategias de comunicación rara vez funcionan bien si no se habilita un proceso de retroalimentación con todos los empleados. Siempre teniendo en cuenta los tips para una comunicación efectiva, esto nos puede garantizar que los mensajes se reciben tal y como se planean. Independientemente de los procesos o la estructura, a los trabajadores interesa saber que sus opiniones son tomadas en cuenta, además de ayudar a la organización a averiguar cuales áreas mejorar, conferirá una sensación de bienestar a los empleados. Un ejemplo claro sería añadir a la intranet un buzón de sugerencias que cada trabajador puede rellenar de forma anónima (o no).
Está claro que los empleados son parte fundamental de la organización y ayudarlos a mantenerse conectados con su misión y visión es una de las maneras de fomentar no sólo la participación activa de cada uno de ellos sino de sentir que forman parte del proyecto. De esta forma, la empresa logrará sus objetivos y los trabajadores entrarán en la oficina cada mañana con una sonrisa.
Digital Marketing & Communication Consultant con formación en Comunicación e Idiomas para la Cooperación internacional, habla cuatro idiomas (italiano, español, inglés y francés). Especializada en Comunicación Corporativa, Digital/Inbound Marketing & E- Commerce. Doctoranda en Estudios de Género, es ganadora del premio “Professionista Accreditato”(Profesional acreditado) reconocimiento otorgado por el del Ministerio de la Educación en Italia por haber finalizado sus estudios universitarios cum laude. Finalista en el premio para el mejor proyecto fin de carrera y tesis doctoral acerca de la violencia de género. Actualmente es Fundadora y Directora de Own Value, agencia de marketing especializada en mujeres emprendedoras creada con el fin de contribuir y formar parte del cambio social hacia una mayor igualdad de género impulsando el empoderamiento y el emprendimiento femenino. En MIR es Directora de Comunicación adj. y Responsable de la sección MKT&Women. Apasionada por temas de comunicación y branding, durante su trayectoria se ha dedicado principalmente a proyectos de comunicación digital y marketing de contenidos como Content Manager, Senior y SEO Copywriter y Social Media Manager. Recientemente ha trabajado para Nespresso Italia (2019) en el proyecto SEO- On Page y para el Dusable Museum of African American History de Chicago (2017) como Directora del proyecto en español. Cuenta también con una amplia experiencia en el sector Ventas, en posiciones de Account Manager & Sales Consultant y experiencia en el sector Eventos como Event Manager para marcas de prestigio como: BMW, Mercedes- Benz, Toyota, Jaguar y Land Rover.
